Mit Drucker-Konsolidierung das Einsparungspotenzial realisieren

Drucker Konolidierung?

Es ist allgemein anerkannt, dass eine professionelle Druckerkonsolidierung Ihrer Gerätelandschaft die direkteste und genaueste Methode ist, um in Ihrem Unternehmen Möglichkeiten zur Senkung der Druckkosten zu entdecken. Aber vielen mittleren Unternehmen erscheint eine solche Analyse als zu aufwendig. Bevor Sie einen solchen Schritt unternehmen, möchten Sie wahrscheinlich sicher sein, dass Sie dadurch schließlich auch Geld sparen können. Vielleicht fragen Sie sich selbst, ob es möglich ist, schon vor Druckerkonsolidierung das Einsparungspotenzial festzustellen?

Glücklicherweise lautet die Antwort "Ja." So wie die Symptome eines Patienten Anlass sind für Tests, die dann zur Diagnose und Heilung führen, so sind die sichtbaren Symptome in Ihrem Unternehmen ziemlich genaue Indikatoren der Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Druckerlandschaft.

Im Folgenden werden wir einige der typischen Symptome aufzeigen, um daraus Lösungsansätze zu erkennen. Vielleicht sehen Sie diese Anzeichen täglich in Ihrem Büro, ohne sie als eigentliche Probleme zu bemerken. Oder Sie haben diese bereits als problematisch erkannt, kennen aber noch keine wertvollen Alternativen dazu.

Professionelles Druckconsulting kann diese Kostenfaktoren in Ihrem Unternehmen aufspüren und minimieren.

Einsatz von Arbeitsplatzdruckern

Arbeitsplatzdrucker sind immer billiger geworden und viele Anwender ziehen sie Abteilungsdruckern vor. Typische Argumente sind der niedrige Anschaffungspreis, Sicherheit (weil vertrauliche Dokumente in der Nähe bleiben) und Produktivität (da der Benutzer nicht jedes Mal über den Flur zum Netzwerkdrucker laufen muss). Aber das sind Trugschlüsse. Der niedrige Anschaffungspreis wird schon nach kurzer Zeit durch die hohen Kosten für Tintenpatronen bzw. Tonerkartuschen mit geringen Füllmengen mehr als aufgewogen. Sicherheit kann durch Pull-Print auf Netzwerkdruckern gewährleistet werden. Größere Abteilungsdrucker sind schneller als Arbeitsplatzdrucker, sodass der Benutzer trotz des kurzen Fußwegs seine Ausdrucke schneller erhält.

Das Fazit: Arbeitsplatzdrucker sind von Nachteil und belasten Ihr Budget unnötig.

Viele verschiedene Druckermodelle

In vielen mittelgroßen Unternehmen führt das Fehlen einer koordinierten Einkaufsstrategie und Zurückhaltung bei der Entsorgung von veralteten Geräten unweigerlich zu einem Durcheinander von Druckertypen und Druckermodellen. Dies wiederum führt zu einem riesigen administrativen Aufwand, hohen Kosten und Ressourcenverschwendung bei der Beschaffung, Lagerhaltung unterschiedlichster Verbrauchsmaterialien, mehrerer Serviceverträge, Aufwendungen der Administration und vielem mehr.

Beachten Sie bei der Anschaffung Ihrer Druckerhardware die Verbrauchskosten:

Mittels der Kosten für Verbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Trommel, udgl.) kann man schnell errechnen welche Seitenpreise an dem Drucker bzw. Kopiersystem entstehen. Bei den meisten Materialien werden die jeweiligen Seitenleistungen angegeben. 

Das Fazit: Eine optimierte und einheitliche Druckerinfrastruktur spart sowohl finanzielle Ressourcen als auch interne Aufwände.

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Nicht abgeholte Drucke an den Abteilungs- bzw. Stockwerksdruckern

Es wird geschätzt, dass bei unzureichend verwalteten Systemen bis zu 20% der gedruckten Dokumente vergessen, verloren oder ungelesen weggeworfen werden. Für viele mittelgroße Unternehmen bedeutet dies eine Verschwendung großer Mengen an Papier und Toner. Hier gibt es ein riesiges Einsparungspotenzial. Intelligente Drucksysteme bieten FollowMe/You-Funktionen, sodass Dokumente, die nicht tatsächlich abgerufen werden, nicht erst gedruckt werden. 

Druckverhalten - zu viele Farbdrucke

Ein simpler unbedachter Klick produziert nicht benötigte Farbseiten und verursacht somit unnötig hohe Druckkosten. Die integrierte Duplex-Einheit für doppelseitigen Druck hilft Papier zu sparen. Das Papier wird beidseitig bedruckt und spart auch in der Ablage Platz und Kosten. Bei größeren Druckjobs kann es auch helfen den Druckbereich (markierter Text, Seiten von…bis, usw.) zu definieren. Diese Maßnahme erfordert ein Bewusstsein beim jeweiligen Mitarbeiter und wird sich nicht leicht umsetzen lassen.

Treiber konfigurieren

Den Treiber richtig und korrekt zu installieren ist da schon ein wesentlich leichterer Weg. Die Treiber sollten so konfiguriert sein, dass beim gewöhnlichen Klick um einen Druckjob auszulösen, lediglich Schwarz-Weiß und in Duplex (Doppelseitig) gedruckt wird. Sollte der Anwender einen Ausdruck in Farbe benötigen, muss dieser mindestens 3-4 Klicks vornehmen um einen Farbdruck zu erhalten. Auch in Bezug auf Kopien sollte jedes Multifunktionsgerät so konfiguriert sein, dass jede Kopie vorwiegend in Schwarz-Weiß ausgegeben wird. Farbige Kopien müssten gesondert angewählt werden.

Deshalb Drucker Konsolidierung

Sollten Sie eines der oben geschilderten Szenarios in Ihrem Unternehmen wiedererkennen, dann können Sie davon ausgehen, dass eine Analyse mit darauf folgender Druckerkonsolidierung, Ihnen weitreichende Möglichkeiten einer nachhaltigen Optimierung und Kostenreduktion bringt

Doch selbst wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihre Drucklandschaft langfristig zu Konsolidieren um regelmäßig Ihr Optimierungspotenzial zu erkennen, gibt es die Alternative einer einmaligen Erstanalyse. 3 Manager kann für 30 Tage auf Ihrem Server installiert werden, um das Druckverhalten in Ihrem Unternehmen zu beobachten, statistische Informationen einzuholen, potenzielle Problemfelder zu entdecken und einen groben Überblick über mögliche Einsparungen zu erhalten.