FAQ - Druckmanagement

1. In welchem Umfang unterstützen wir "FollowMe Printing"?
2. In welchem Umfang unterstützen wir "Secure-Print"?

Mit der von uns angebotenen Hardware wird "FollowMe Printing" zu 100% unterstützt. Secure-Print wird durch "FollowMe" unterstützt.

FollowMe Embedded ist eine einzigartige Lösung zur Steuerung aller verfügbaren Funktionen von Druckern und MFPs, die über einen eingebauten "Touchscreen" und eine Tastatur verfügen. Druckaufträge können an jedem beliebigen Netzwerkdrucker sicher abgeholt werden, nachdem sich der Anwender identifiziert hat. Falls notwendig, können zusätzliche ID-Lesegeräte für vorhandene Mitarbeiterausweise angeschlossen werden.

Eigenschaften des FollowMe Drucksystems:

• Verschlüsselter Druck - Absolute Sicherheit - der Anwender druckt wann und wo er will
• Verdeutlicht die Druckkosten einzelner Anwender oder Abteilungen
• Dieselbe ID-Karte kann für Zugangskontroll- und Zeiterfassungssysteme genutzt werden
• E-Mail Benachrichtigung, wenn Kartenkredite genutzt wurden oder Druckjobs vorliegen, die noch nicht ausgeführt wurden
• Kompatibel mit fast allen Druck- und Kopiersystemen

In welchem Umfang unterstützen wir "scan to E-mail, - File, und - DMS" ?

Abhängig davon, welche Anforderung Sie aus Ihrem Content-Management an Ihre Druckumgebung stellen, müsste jede dieser Anforderung vor Angebotslegung mit dem Hersteller der jeweiligen Lösung abgeklärt und genau definiert werden. Des Weiteren wird die Beantwortung dieser Frage auch herstellerabhängig sein.

Übernehmen wir in unserem Lösungskonzept alle Faxgeräte?

Die Übernahme Ihrer Faxgeräte in eine DRUCKmanagement-Lösung ist abhängig von Hersteller und Netzwerkanbindung. Sollte es sich bei dem Faxgerät um ein MFP-Gerät mit integrierter Netzwerkschnittstelle handeln, wird eine Übernahme kein Problem darstellen. Wenn es sich hierbei aber um reine Faxgeräte handelt, können diese nur in eine PrinterLife übernommen werden.

Wie weit übernehmen wir mit unserer Lösung die Bestellung des Verbrauchsmaterials?

Wir als Servicepartner werden über den Vorrat an Verbrauchsmaterial wie Toner informiert und beliefern Sie bei Unterschreitung des zuvor gemeinsam festgelegten Schwellwerts automatisch. Das bedeutet, dass Sie den Tonerstand nicht mehr selbst überwachen und im Bedarfsfall Bestellungen aufgeben müssen. Auch die Bevorratung von großen Mengen an Verbrauchsmaterial gehört der Vergangenheit an so sparen Sie Platz, Zeit und Aufwand.

Unser Vorschlag für eine effiziente Aufgabenaufteilung zwischen Partner & Kunde bezüglich Verbrauchsmaterialanlieferung

Das notwendige Verbrauchsmaterial wir in erster Linie über das, von uns integrierte Softwaretool bestellt. Für Geräte (älterer Bauart bzw. Faxgeräte) welche nicht in das System eingebunden sind, kann das Verbrauchsmaterial über eine Webplattform geordert werden. Nach Bestelleingang wird die Ware in einem Überkarton an die Hauspost versendet. In dem Überkarton befindet sich die bestellte Ware welche Gerätestandort bezogen bzw. Anwenderbezogen etikettiert ist.

Teillieferungen sind möglich. Betriebsstörungen, höhere Gewalt oder andere unvorhergesehene Hindernisse seitens unseres Vorlieferanten bzw. Hersteller entbinden uns von der Einhaltung der vereinbarten Lieferzeit.

Wie reduziert unsere Lösung Stillstands- und Reparaturzeiten?

Im ersten Step wird sich unser Helpdesk mit dem Anwender in Verbindung setzen, um den Störfall einzugrenzen und dem jeweiligen Techniker, soweit in unserem Ersatzteillager vorrätig, das richtige Ersatzteil mitzugeben.

Im zweiten Step erfolgt ein Vor-Ort-Einsatz innerhalb 8 Werkstunden ab Eingang der Störmeldung. Beim Ersteinsatz werden 90-95% der Servicefälle entstört. Sollte eine Instandsetzung nicht innerhalb von 2 Werktagen möglich sein, steht dem Anwender ein kostenloses Leihgerät, welches sämtliche erforderliche Funktionen gewährleistet, zur Verfügung.

Sollte eine Reparatur aus unserer Sicht wirtschaftlich bzw. nicht durchführbar sein, wird das defekte Gerät durch ein Neugerät gleicher Leistung und Bauart ersetzt.

Wie werden wir in unserer Lösung über Störungen der Geräte informiert?

Die von uns eingesetzte Lösung überwacht in Ihren Filialen, Abteilungen oder Firmensitzen die Endgeräte wie Drucker oder Multifunktionsgeräte, welche einen gewissen Service und Support erfordern oder Verbrauchsmaterialien benötigen.
Die Daten werden vor Ort und in einer zentralen Datenbank erfasst und auf einer WEB-Plattform für Sie aufbereitet.

Gemäß Ihren Einstellungen bearbeitet die Lösung die Fehlermeldungen, koordiniert Bestellungen und interveniert an externe wie auch interne Stellen. Je nach Ausbau des Outsourcing und des DRUCKmanagement - Vertrages mit uns können Vor-Ort-Einsätze, Support, Verbrauchsmaterialaustausch oder Wartungen integriert werden; alles automatisiert über die von uns eingesetzte Software und dessen Alarmsystem. Sie haben auf diese Weise keinen Aufwand mehr mit Ihrem Endgerät.

Ist ein variabler "Tonerausschwellwert" je Gerät einstellbar?

Die von Druckern generierten Benachrichtigungen sind begrenzter Natur und variieren je nach Hersteller und Druckermodell. Die in unserer Lösung integrierten Schwellwertregeln ermöglichen die Überwindung dieser Begrenzung durch das Erstellen von Benachrichtigungen über Seitenzahlen und Verbrauchsmaterialien, die für Befugte in der Firma von Interesse sind. So ist z.B. das Feststellen von Druckern möglich, die zu stark oder zu wenig ausgelastet sind. Gleiches gilt für die Erfassung von Verbrauchsmaterialständen. In beiden Fällen können entsprechend Befugte jeweils als Empfänger von automatischen Benachrichtigungen bestimmt werden.

Wie erreichen wir, dass wir bei den Usern als DER Ansprechpartner wahrgenommen werden?

Sämtliche Geräte werden mit einem Etikett versehen, worauf der Ansprechpartner, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse verzeichnet sind. Des Weiteren können wir in Zusammenarbeit mit Ihrer EDV, die Anwender mittels einem Marketingmail über den aktuellen Status informieren.

Ist Duplex- und SW-Druck als Defaultvorgabe auf MFP's, bzw. die Einstellung bei Druckern auf Clients möglich?

Mit dem Pre-Konfigurator des jeweiligen Herstellers (z.B. HP und Canon) können diese Einstellungen gewährleistet werden.

Besteht die Möglichkeit den Druckjob, abhängig vom Seitenvolumen, auf ein kostengünstigeres Ausgabegerät umzuleiten? Wenn ja beschreiben Sie wie?

FollowMe von Ringdale überwacht und regelt die optimale Auslastung Ihrer konsolidierten Outputflotte.

Optimiert die Druckerinfrastruktur und erleichtert deren Management.

• Automatische Um- oder Weiterleitung von Druckaufträgen (abhängig von Volumen, Format und Farbe)
• Einfache Druckregeln für die Verwendung von: Schwarz-Weiß oder Farbe
• Simplex oder Duplex
• Papierformat
• Anzahl der Seiten

Wie verrechnen wir in unserer Lösung Farbseiten mit sehr geringem Farbanteil?

Die HP-Edgeline hat bereits den verminderten Farbseitenpreis integriert. Bei Canon lässt sich über e-Maintenance ebenso ein verminderter Farbseitenpreis generieren. Mit einer von uns zum Einsatz gebrachten Software, welche den Output mittrackt kann für jeden im Netz befindlichen Farbdrucker ein verminderter Farbseitenpreis generiert werden. Vorausgesetzt die Farbdeckung bleibt unter 0,5% pro Seite. Bei der HP-Edgeline (weil Tinte) darf der Farbanteil bis zu 1,5% betragen.

Können wir die Bedarfsklärung inklusive Beratung und Aufstellung von Neuanschaffungen mit dem Fachbereich eigenständig durchführen?

Nachdem wir mittlerweile eine 17-jährige Erfahrung im Bereich Druckerservice & Printlösungen vorweisen können, sehen wir uns durchaus in der Lage, dieses Projekt eigenständig abzuwickeln.

Ist die Kostenzuordnung jedes "Druckauftrages" zur jeweiligen Kostenstelle möglich?

Mit der von uns integrierten Lösung, gewährleisten wir die Rückbelastung der Druckkosten an den Benutzer, die Kostenstelle, die Abteilung oder einen Klienten.

Ist es möglich die Dokumentenart (z.B. e-mail, doc, xls .), zwecks Analyse, zu erkennen?

Diese Analyse wird mittels FollowMe geliefert.

Besteht die Möglichkeit nur EINEN Druckertreiber für alle Geräte zu verwenden?

Abhängig von Hersteller, sollte bei den von uns präferierten Hersteller die "1 Driver-Lösung" zu realisieren sein. Unterstützt wird eine Vielzahl von Druckeranschlüssen von Parallel- über USB-, Wireless- und Bluetooth- bis hin zu Netzwerkanschlüssen. Der größte Vorteil des universellen Treibers ist die Zeitersparnis beim Einrichten eines neuen HP Druckers im Netzwerk: Dabei entfällt jeglicher Installationsaufwand, da neue Geräte automatisch gefunden und unterstützt werden. Lästiges Suchen nach aktuellen Treibern im Internet oder auf CDs entfällt. Anwender müssen so nur mit einem gemeinsamen und sich selbst aktualisierenden Treiber arbeiten.

In welchem Umfang integriert sich unsere Lösung in Ihre vorhandene Novellumgebung (i-Print)?

Um FollowMe problemlos in i-Print zu integrieren, ist ein Windowsrechner bzw. eine VM-Ware notwendig.

Bieten wir in unserer Lösung auch den Einsatz von "Site-Audit" als Analysetool an?

Die von uns zum Einsatz gebrachten Lösungen unterstützen sämtliche Analysen, welche benötigt werden. Hier stellt sich die Frage, was aus Ihrer Sicht analysiert werden soll. Wenn wir über Ihr Ansinnen im Bereich "Kontrolle und Analyse" im Detail informiert werden, können wir auch hierzu konkrete Auskünfte erteilen.

Welche Möglichkeiten bieten wir Ihnen, damit Sie vor Inbetriebnahme neue Gerätemodelle testen können?

Soweit seitens Hersteller möglich, sollten doch einige Geräte der von uns angebotenen Hardware in den DEMO-Räumen der Hersteller zu testen sein. Unter gewissen Voraussetzungen kann man den Hersteller auch davon überzeugen, eine Teststellung beim Kunden zu realisieren. Seitens HP, kann man auch die 30 Tage Try&Buy-Aktion in Anspruch nehmen. Die unterschiedlichen Lösungen können in unserem Demoraum präsentiert werden.

Welche Möglichkeiten bieten wir im Rahmen einer elektronischen Berichts- und Analysemöglichkeit, der betriebenen Druckumgebung an?

Die von uns zum Einsatz gebrachten Lösungen unterstützen sämtliche Analysen, welche benötigt werden. Hier stellt sich die Frage, was aus Ihrer Sicht analysiert werden soll. Wenn wir über Ihr Ansinnen im Bereich "Kontrolle und Analyse" im Detail informiert werden, können wir auch hierzu konkrete Auskünfte erteilen.

Sind Monats- bzw. Quartalsmeetings zwischen Partner und Kunde vorgesehen?

Im ersten Step sollten monatliche Meetings in jedem Fall stattfinden, um die Umsetzung zu verfolgen und die ersten Analysen gemeinsam auszuwerten. Nachfolgend sollten Meetings im Bedarfsfall vereinbart werden.

Wie kann eine optimale Kommunikation (Infofluss zu Tagesthemen) erfolgen?

In diesem Fall würden wir uns Ihren Bedürfnissen anpassen. Weiters sollten WEB-Plattform bzw. E-Mail-Verkehr eine ausreichende Alternative darstellen, um tagesaktuelle Themen dem Anwender nahe zu bringen.

Mit welchen Marketingmaßnahmen unterstützen wir die Einführung unserer Lösung bei Ihren Mitarbeitern?

Für jedes Unternehmen gibt es eine optimale Lösung und viele Mitarbeiter, welche mit der ausgewählten Lösung arbeiten sollen. Wir helfen Ihnen von der Definition Ihrer Ziele bis zur Implementierung und Einführung Ihrer Drucklösung und mit jahrelanger Erfahrung!

Schritte zur Einführung des DRUCKmanagement:

• Erhebung der Ziele und Anforderungen
• Bewertung der infrage kommenden Lösungen Umsetzung der gewählten Lösung
• Implementierung samt individueller Anpassungen
• Kommunikation mit den Anwendern und Erläuterung über Kostensenkung, Ergonomie mit dem Hinweis auf die erweiterten technischen Möglichkeiten
• Einführung: Anpassung, Einschulung und Set-up von Optimierungsprozessen und Reportings

An jedem Ende eines DRUCKmanagement-Systems stehen Menschen, und Menschen brauchen Informationen.

Wie steuern wir Kundenzufriedenheit?

Die Kundenzufriedenheit dient bei uns als Indikator für die Qualität der Produkte und Leistungen, welche wir unseren Kunden anbieten und liefern. Qualität heißt für uns auch, dass wir unsere Produkte und Dienstleistungen auf die Bedürfnisse, Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden ausrichten, und danach streben, die Kundenzufriedenheit langfristig zu steigern. Die Qualität der von uns zu erbringenden Serviceleistung wird durch die Qualitätsfähigkeit unserer Mitarbeiter und Techniker bestimmt. Wir werden deshalb nur mit Menschen zusammenarbeiten, die bereit sind, unsere Qualitätszielsetzungen partnerschaftlich zu unterstützen.

Wenn ein Kunde seine Erwartungen an die Leistung erfüllt sieht, also der Ist-Zustand dem Soll-Zustand entspricht, ist der Kunde zufrieden.

Sind "elektronische" (SAP-taugliche) Rechnungen pro Firma, Fachbereich und Kostenstelle, mit Workflow möglich?

FollowMe bietet einfache Integration mit gängigen ERP-Systemen wie:

• PeopleSoft
• SAP

Zentrale Administration der Drucker im SAP und dem Output-Management-System

Welche Ansprechpartner stehen Ihnen zur Verfügung?

Christian Schäfer
01/28889 DW12
c.schaefer∂hsa-austria.com

Andreas Heinrich
01/28889 DW20
a.heinrich∂hsa-austria.com

Wie einfach ist für Sie die Überprüfung der Rechnungsdaten?

Mit dem von uns implementierten Softwaretool, haben Sie jederzeit zugriff auf eine Datenbank, welche Ihnen zu jeder Zeit den aktuellen Verbrauch anzeigt und berechnet. Die Verrechnung erfolgt ausschließlich mit Daten, welche vom System ausgegeben werden. Wahlweise nach Gerät, Kostenstelle oder anwenderbezogen.

Sie gehen davon aus, dass in unseren Preismodellen die Geräteanschaffung, Wartung, Austauschgerät, Marketingmaßnahmen, etc. inkludiert sind. Gibt es etwas, dass in unseren Preismodellen nicht enthalten ist?

Papier, Netzwerkstruktur und Stromversorgung am Standort des Geräts.

Wie lange müssen Sie sich vertraglich mindestens an unsere Lösung binden?

Die Laufzeit unserer Verträge ist der gesetzlichen Abschreibung der Hardware angepasst und beläuft sich somit auf 36- bzw. 60 Monate.