Managed Print Services managed Ihre Drucksysteme

Managed Print Services (MPS): Das Druckmanagement-Konzept der Zukunft

Übersicht über die wahren Kosten eines Drucksystems

Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die reinen Hardware-Kosten eines Drucksystems nur etwa 10 bis 20 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Der überwiegende Teil der Kosten verteilt sich "unsichtbar" auf verschiedene Bereiche wie Administration, Lagerhaltung für Verbrauchsmaterialien, Reinigung, Wartung und Service der Hardware, sowie Personalkosten für die Bestellung und Verwaltung der Systeme. Hinzu kommen Kosten, die durch Wartezeiten infolge von Druckerausfällen entstehen.

Vorteile von Managed Print Services

Unser Managed Print Services (MPS)-Konzept zielt darauf ab, diese versteckten Kosten transparent zu machen. Durch die Optimierung aller mit den Druckgeräten verbundenen Prozesse innerhalb des Dokumentenflusses eines Unternehmens können wir Ihnen helfen, Ihre Druckkosten signifikant zu reduzieren. Unternehmen, die sich für MPS entscheiden, berichten häufig von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent.

Kosteneinsparungen : Durch die Optimierung der Druckumgebung können Unternehmen ihre Druckkosten senken. MPS-Anbieter analysieren das Druckverhalten und helfen dabei, ineffiziente Geräte zu identifizieren und zu ersetzen, was zu geringeren Betriebskosten führt.

Automatisierte Verbrauchsmaterialbeschaffung : MPS kann die Tinten- und Tonerbestände automatisch überwachen und bei Bedarf Nachschub bestellen. Dies verhindert Ausfallzeiten und stellt sicher, dass immer ausreichend Verbrauchsmaterial vorhanden ist.

Wartung und Support : Managed Print Services umfassen häufige Wartung und technischen Support für Drucker und Multifunktionsgeräte. Dies sorgt für weniger Ausfälle und eine höhere Verfügbarkeit der Geräte.

Sicherheit : MPS-Anbieter können Sicherheitslösungen implementieren, die dazu beitragen, vertrauliche Daten zu schützen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört der Schutz von Daten, die über das Netzwerk gesendet werden, sowie die Sicherung von gespeicherten Dokumenten auf Druckgeräten.

Umweltfreundlichkeit : Durch die Optimierung der Druckinfrastruktur und das Bestreben, den Papierverbrauch zu reduzieren, kann MPS dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens zu verringern.

Skalierbarkeit : Managed Print Services sind in der Regel skalierbar, sodass sie sich an das Wachstum und die Veränderungen eines Unternehmens anpassen lassen.

Datenanalyse und Berichterstattung : MPS-Anbieter bieten häufig detaillierte Berichte und Analysen zur Nutzung der Druckinfrastruktur. Dies ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Druckumgebung kontinuierlich zu verbessern.

Idealerweise besteht MPS aus 3 Modulen:

Fleet- & Servicemanagement (FSM) bzw. HP SDS

Informationen und aktueller Status von Tonerlevel und verbleibender Füllmengen werden gebündelt. Die automatisierte Bestellung garantiert stetige Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien. Sie erhalten laufend Informationen zu Druckvolumen und dementsprechender Druckverteilung.

Accounting

Neben Drucker-Zählerständen werden Druckkosten der Projekt oder Kostenstelle ermittelt. Zudem können zusätzliche Informationen bei Color/SW, Simplex/ Duplex oder Schachtwechsel innerhalb eines Druckjobs und Kostenauswertung gewonnen werden.

Security (FollowMe) und Global Print Driver (GPD)

Mehr Sicherheit: Druckaufträge können an einen beliebigen Drucker im Netzwerk versendet werden; der Anwender kann sich dann am Gerät mittels Chipkarte oder PIN identifizieren und seine Ausdrucke überall erstellen. Vertrauliche oder personenbezogene Daten werden sicher ausgedruckt.

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Warum MPS die Zukunft der Druckverwaltung ist

Mit Managed Print Services bieten wir nicht nur eine effiziente Überwachung und Verwaltung Ihrer Druckgeräte, sondern auch eine umfassende Betrachtung und Optimierung des gesamten Dokumentenflusses. Dies führt zu einer deutlichen Reduktion der Gesamtbetriebskosten und steigert die Produktivität im Büroalltag. Unsere Lösung sorgt dafür, dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während wir uns um eine effiziente Druckumgebung kümmern.

Folgende Leistungen beinhaltet unser Managed Print Services:

Bereitstellung der Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte
Sicherstellung der Ersatzteil- und Informationsversorgung durch den jeweiligen Hersteller
Verbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Trommel udgl.) bevorraten
Störungsmeldungen per Telefon und Online entgegennehmen
Instandsetzung vor Ort beim Anwender, inklusive der benötigten Ersatzteile unter Einhaltung der vereinbarten Reaktionszeit
Oberflächenbehandlung (Reinigung von Drucker und Kopierer) im Zuge eines Serviceeinsatzes
Versendung der Verbrauchsmaterialien an den jeweiligen Standort nach Meldung des Drucker innerhalb von 1-2 Werktagen
Zeitliche Überwachung der fristgerechten Störungsbehebung
Funktionstest auf Hardware-Ebene nach der Störungsbeseitigung
Sämtliche Einsätze vor Ort werden schriftlich dokumentiert und vom Verantwortlichen unterzeichnet
Unterstützung bei der Abwicklung von Versicherungsschäden
Information über bekannte Probleme und Mitteilung hinsichtlich notwendiger Präventivmaßnahmen

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Fazit: Wechseln Sie zu Managed Print Services

Entscheiden Sie sich für unser Managed Print Services Konzept und erleben Sie, wie wir die Effizienz Ihres Unternehmens durch optimiertes Druckmanagement steigern können. Kontaktieren Sie uns heute, um mehr über die Vorteile von MPS zu erfahren und wie Sie durch die Umstellung Kosten sparen und Ihre Arbeitsprozesse verbessern können.